Điểm mới về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP? Bỏ quy định hủy hóa đơn đã lập sai?

A. Điểm mới về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP?

(i) Bãi bỏ quy định về việc hủy hóa đơn điện tử lập sai
Hiện hành: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, thì phải tiến hành hủy hóa đơn đã lập sai và lập hóa đơn mới thay thế.
Quy định mới: Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã loại bỏ quy định bắt buộc phải hủy hóa đơn sai, thay vào đó là áp dụng quy trình điều chỉnh hoặc thay thế phù hợp.

(ii) Bổ sung yêu cầu văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai
Quy định mới: Trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử có sai sót, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, nêu rõ nội dung sai sót. Nếu người mua là cá nhân, bên bán phải thông báo trực tiếp cho người mua hoặc đăng tải thông báo trên website của mình.
Hiện hành: Nghị định 123/2020/NĐ-CP không yêu cầu có văn bản thỏa thuận trong các trường hợp điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử sai.

(iii) Cho phép lập một hóa đơn để điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng một tháng với cùng một người mua
Quy định mới: Người bán được phép lập duy nhất một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai, nếu các hóa đơn đó đều thuộc cùng một tháng và của cùng một người mua.

(iv) Làm rõ trách nhiệm xử lý khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai
Quy định mới: Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã do người bán phát hành có sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho người bán. Người bán có trách nhiệm kiểm tra lại nội dung sai sót và tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định.

(v) Bãi bỏ quy định về thời hạn 01 ngày làm việc đối với thông báo của cơ quan thuế
Hiện hành: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu người nộp thuế không thông báo với cơ quan thuế, cơ quan thuế có thể xem xét chuyển sang hình thức kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Quy định mới: Nghị định 70/2025/NĐ-CP bỏ quy định yêu cầu cơ quan thuế phải phản hồi trong 01 ngày làm việc, và chuyển sang nguyên tắc người nộp thuế tự chịu trách nhiệm rà soát sai sót.

(vi) Bổ sung chi tiết các trường hợp được phép điều chỉnh hóa đơn đã lập
Quy định mới tại khoản 4 như sau:

a) Trường hợp hóa đơn đã lập không sai nhưng phát sinh thay đổi giá trị, khối lượng do kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì người bán lập hóa đơn mới thể hiện phần chênh lệch (tăng hoặc giảm) phản ánh đúng thực tế kinh tế phát sinh.

b) Nếu áp dụng chiết khấu thương mại dựa trên doanh số hoặc số lượng hàng hóa, thì khoản chiết khấu có thể được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, hoặc được lập thành hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn liên quan. Bảng kê phải được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

c) Xử lý hóa đơn trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ:

• c.1) Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị), người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu hai bên có thỏa thuận thì người mua có thể lập hóa đơn trả hàng.

• c.2) Trường hợp hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu và đã đăng ký tên người mua, nếu trả lại thì người mua (nếu thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử) phải lập hóa đơn trả hàng cho người bán.

• c.3) Đối với việc hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng trong lĩnh vực bảo hiểm, người bán lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên thỏa thuận bằng văn bản nêu rõ nội dung hoàn/giảm, số hóa đơn gốc và lý do. Hóa đơn điều chỉnh được lưu tại doanh nghiệp và cung cấp khi được yêu cầu.

• c.4) Nếu người bán đã lập hóa đơn thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ (như trong xây dựng, bất động sản), sau đó giao dịch bị hủy hoặc thay đổi thì phải lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.

d) Đối với tổ chức tín dụng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, nếu sau khi lập hóa đơn thu phí phát sinh hoàn phí dịch vụ thì được lập hóa đơn điều chỉnh, không cần nêu thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số…”.

đ) Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông có sử dụng thẻ trả trước để thanh toán dịch vụ trả sau, nhắn tin từ thiện,… thì doanh nghiệp viễn thông có thể lập hóa đơn điều chỉnh dựa vào bảng kê hoặc biên bản với khách hàng, đối tác.

(vii) Bổ sung quy định về thời điểm kê khai hóa đơn điều chỉnh, thay thế (khoản 5)

d) Trường hợp hóa đơn điều chỉnh, thay thế quy định tại điểm b khoản 1 Điều này, thì bên bán và bên mua kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh hoặc bị thay thế.
đ) Trường hợp hóa đơn điều chỉnh quy định tại khoản 4 Điều này, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

B. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy định về hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập thông qua phương tiện điện tử nhằm ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Hóa đơn điện tử bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế. Cụ thể:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi hóa đơn cho người mua.
  Mã của cơ quan thuế thể hiện trên hóa đơn bao gồm:
  • Số giao dịch, là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra.

  • Chuỗi ký tự mã hóa, được cơ quan thuế tạo ra từ các thông tin mà người bán lập trên hóa đơn.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập và gửi trực tiếp cho người mua, không có sự cấp mã từ cơ quan thuế.

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (gọi tắt là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc có dữ liệu điện tử cho phép người mua truy cập, kê khai thông tin. Hóa đơn này do tổ chức, cá nhân bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, đồng thời dữ liệu được gửi đến cơ quan thuế theo định dạng quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Máy tính tiền được hiểu là một hệ thống tính tiền gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc tổ hợp nhiều thiết bị điện tử được kết nối với nhau thông qua giải pháp công nghệ thông tin. Hệ thống này có chức năng chính như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng và ghi nhận số liệu bán hàng.

C. Định dạng hóa đơn điện tử như thế nào

Căn cứ Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về định dạng hóa đơn điện tử như sau:

• Định dạng hóa đơn điện tử là một chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu và độ dài của các trường thông tin nhằm phục vụ cho việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng này sử dụng ngôn ngữ XML (viết tắt của “eXtensible Markup Language”) – một ngôn ngữ được thiết kế để chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.

• Cấu trúc định dạng hóa đơn điện tử gồm hai phần chính:
  • Phần dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử;

  • Phần dữ liệu chữ ký số.
    Riêng với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì bổ sung thêm phần dữ liệu chứa mã của cơ quan thuế.

• Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng phần dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử và quy định phương thức truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế.
  Đối với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, Tổng cục Hải quan sẽ xây dựng nội dung dữ liệu nghiệp vụ áp dụng cho cơ quan hải quan và ngân hàng thương mại làm đại lý hoàn thuế.
  
  Ngoài ra, Tổng cục Thuế sẽ công bố thành phần dữ liệu nghiệp vụ và phương thức truyền nhận để áp dụng thống nhất trên toàn quốc; đồng thời cung cấp công cụ hiển thị nội dung hóa đơn điện tử phù hợp với các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi gửi dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp tới cơ quan thuế, cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật sau:
  • Phải kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh truyền thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, bao gồm một kênh chính và một kênh dự phòng. Mỗi kênh phải đảm bảo băng thông tối thiểu 5 Mbps.

  • Phương thức kết nối phải sử dụng Web Service hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa bảo mật.

  • Giao thức truyền nhận dữ liệu sử dụng là SOAP để đóng gói và gửi nhận thông tin.

• Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ và chính xác các nội dung theo quy định, bảo đảm không gây hiểu nhầm, giúp người mua có thể đọc rõ ràng thông tin bằng các thiết bị điện tử.

Liên hệ ngay Zalo 0867 239 945 hoặc 0345 161 539 để được tư vấn miễn phí và cập nhật sớm nhất các thay đổi liên quan đến hóa đơn điện tử!

BEEWOW ACC 

ĐỒNG HÀNH – PHÁT TRIỂN

Xem thêm:

Những nội dung mới của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực từ 1/6/2025

 Xuất hóa đơn xuất khẩu theo nghị định 123