I. TUÂN THỦ VỀ KẾ TOÁN

1. Nghĩa vụ kế toán cơ bản

Doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Mở và lưu giữ đầy đủ sổ sách kế toán theo chuẩn mực, chế độ hiện hành.
• Áp dụng chế độ kế toán phù hợp với loại hình và quy mô doanh nghiệp.
• Lập và nộp Báo cáo tài chính năm đúng thời hạn.
• Bảo quản và lưu trữ hồ sơ kế toán theo quy định.

2. Hồ sơ, chứng từ bắt buộc lưu trữ

2.1. Chứng từ kế toán gốc

• Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng
• Phiếu thu, phiếu chi
• Phiếu nhập – xuất kho, biên bản kiểm kê
• Bảng lương, chứng từ thanh toán lương, BHXH
• Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ
• Biên lai nộp thuế
• Chứng từ ngân hàng (ủy nhiệm chi, sao kê…)

2.2. Sổ kế toán

• Sổ nhật ký chung
• Sổ cái
• Sổ chi tiết các tài khoản
• Bảng cân đối phát sinh
• Chi tiết công nợ khách hàng – nhà cung cấp

2.3. Báo cáo tài chính

• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Thuyết minh báo cáo tài chính

3. Thời hạn lưu trữ

• Tối thiểu 05 năm: chứng từ phục vụ quản lý nội bộ
• Tối thiểu 10 năm: sổ sách kế toán, BCTC
• Lưu trữ vĩnh viễn: tài liệu có giá trị pháp lý đặc biệt

4. Hình thức lưu trữ

• Bản giấy (bản gốc có ký đóng dấu)
• Bản điện tử (file scan, pdf, xml đảm bảo truy xuất khi cần)

5. Chế tài vi phạm

• Không lưu trữ đúng quy định: phạt 5 – 10 triệu đồng
• Làm mất chứng từ quan trọng: phạt đến 20 triệu đồng

II. TUÂN THỦ VỀ THUẾ

1. Thuế GTGT

• Kê khai theo tháng hoặc quý
• Phân loại đúng thuế suất 0% – 5% – 10% – không chịu thuế
• Điều kiện khấu trừ:
  • Hóa đơn hợp pháp
  • Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên

2. Thuế TNDN

Thuế suất:

• Doanh thu ≤ 3 tỷ: 15%
• 3 – 50 tỷ: 17%
• Trên 50 tỷ: 20%

Nghĩa vụ:

• Tạm nộp tối thiểu 80% trước 31/01 năm sau
• Chi phí được trừ phải:
  • Phát sinh thực tế
  • Phục vụ SXKD
  • Có đầy đủ chứng từ hợp lệ
  • Thanh toán chuyển khoản với hóa đơn ≥ 5 triệu

3. Thuế TNCN

Doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Khấu trừ và nộp thay người lao động
• Kê khai theo quý, quyết toán năm

Áp dụng:

• HĐLĐ dài hạn: biểu thuế lũy tiến 5% – 35%
• Lao động thời vụ, cộng tác viên: khấu trừ 10% nếu ≥ 2 triệu/lần chi trả

III. TUÂN THỦ VỀ BHXH – LAO ĐỘNG

1. Đối tượng bắt buộc

Người lao động có HĐLĐ từ 01 tháng trở lên phải tham gia:

• BHXH
• BHYT
• BHTN

Mức đóng:

• Doanh nghiệp: 21,5%
• Người lao động: 10,5%

2. Xử phạt

• Chậm đóng: phạt 12 – 15% + truy thu + lãi
• Gian dối, trốn đóng: phạt đến 75 triệu đồng

IV. CÁC BÁO CÁO KHÁC DOANH NGHIỆP PHẢI NỘP

• Báo cáo lao động định kỳ 2 lần/năm
• Báo cáo thống kê năm (trước 31/3)
• Trích nộp kinh phí công đoàn 2% quỹ lương

Vi phạm có thể bị phạt 1 – 75 triệu đồng tùy mức độ.

V. CÁC RỦI RO DOANH NGHIỆP THƯỜNG GẶP

1. Rủi ro hóa đơn

• Xuất thiếu doanh thu
• Xuất sai thời điểm
• Hóa đơn không hợp lệ
• Thanh toán tiền mặt sai quy định

2. Rủi ro GTGT

• Khấu trừ sai điều kiện
• Lệch tờ khai và sổ sách
• Không khai bổ sung khi phát hiện sai

3. Rủi ro TNDN

• Chi phí không hợp lệ
• Lương không đủ hồ sơ
• Không tạm nộp đủ 4 quý

4. Rủi ro công nợ – ngân hàng

• Sổ không khớp sao kê
• Âm quỹ tiền mặt
• Công nợ treo nhiều năm

VI. KHUYẾN NGHỊ QUẢN TRỊ AN TOÀN

Doanh nghiệp nên:

✔ Góp đủ vốn trong 90 ngày
✔ Thanh toán chuyển khoản với hóa đơn ≥ 5 triệu
✔ Xuất hóa đơn đúng thời điểm
✔ Lưu trữ đầy đủ hợp đồng – nghiệm thu – thanh lý
✔ Rà soát số liệu định kỳ trước khi quyết toán năm
✔ Chủ động kiểm soát rủi ro thay vì chờ thanh tra

VII. DANH MỤC HỒ SƠ DOANH NGHIỆP CẦN LƯU TRỮ

(Phân loại theo nhóm)

1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
2. Hóa đơn đầu vào – đầu ra (pdf + xml + bản in)
3. Chứng từ ngân hàng, thu – chi
4. Hợp đồng mua bán, nghiệm thu
5. Hồ sơ kê khai thuế – BCTC năm
6. Sổ sách kế toán
7. Hồ sơ BHXH
8. Hồ sơ lương – hợp đồng lao động

Tải ngay hướng dẫn lưu trữ hồ sơ kế toán chuẩn cho doanh nghiệp để thực hiện lưu trữ đầy đủ chứng từ theo quy định nhé!